会議を「資料の朗読会」にしないために出来ること

「会議が資料の朗読会になってしまっている」。


先日、ファシリテーションの勉強会に参加して、
企業の皆さんの会議のお悩みをお聞きする機会がありました。


たくさん出た中で、その場で一番共感が集まったのがこの「朗読会」化という問題でした。


司会進行役が資料を読みながら説明する時間が長く、
参加者からは意見が出ないとのことです。


さて、こんな場合どうしたらいいでしょうか？


もし、その会議が報告だけでいいなら、それでも構わないかもしれません。


しかし、問題解決の意見を出して欲しいのであれば、それでは困りますね。


そもそも、なぜ、そうなってしまっているのか？
と考えると、いろんなことがありますが、第一には、


「説明の時間が制限されていない」ということがありますね。


言い換えると、
「説明にどれだけ時間を使うべきか」という共通認識がない、とも言えます。


ですので、説明は何分、その後、問題についての質問何分、対策の意見何分と、
会議の流れをフォーマット化しておく。
それをみんなの共通理解にするということがオススメです。
（所謂「式次第」ですが、時間配分をつけてきちんと守るということです）


それに伴って、「説明資料はA4で１枚まで」等、
「会議資料のフォーマット化」ということも考えられます。


つまり、「仕組み化」です。


単純なことですが、意外とやってないことが多いです。


その勉強会でも、私がそういう意見をしたところ、「あ〜っ」って感じで見られましたが、
私にとっては、その反応がちょっと驚きでした（笑）。


もし、会議で滞ってる部分があれば、
何か仕組み化できないかと考えてみてください。


ただし、この「朗読会」問題、実は、
もう一つ、そうなっている原因がありました。


そして、そちらの方が、ちょっと根深く、厄介な問題です…。


それについては、次回に。

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