会議が報告ばかりと思った時にやっていただきたいこと

会議に出てみたら、上司が報告ばかりさせていて全然意見を吸い上げていなかった…

こんなお嘆きの声をある社長さんからお聞きしました。

「会議あるある」の一つですね。

御社ではいかがでしょうか？

実際、私がこれまでコンサルさせていただいた企業でも、会議は報告の時間が長いことがよくありました。

何か特別な重大事故でも起きた場合は必要でしょうが、普段のルーティンワークの中で全員が日常業務を細かく報告していたら時間が足りないですし、意味がないですよね。

会議の本来の意義とは何でしょうか？

関係者が知恵を持ち寄り、組織としての最善の「意思決定」をすることではないでしょうか。

問題解決であれば、解決策を決めること。

新規事業の提案であれば、新しいアイディアを出すこと。

報告はあくまで、そのための情報として必要なものに限られるべきで、一人一人の状況を会議の席で言う必要はありません。

それぞれの状況の把握は日報・週報、日頃のホウレンソウ等を通して行われればよいことです。

また、各自の業務上の問題解決も日常のやり取りの中で行った方が効率的です。

会議ではあくまで、部署としての目標達成等、全員に関わる話について「どうあるべきか？」「どうしたらよいか？」という方向で、意見を交わし合う場所にすべきです。

でないと、集まる意味がありません。

報告時間が長い会議をおやりになっていたら、そもそも、部署として「何を話し合うべきなのか？（何が問題なのか？）」という課題設定から、今一度見直されることをお勧めします。

例えば、目標未達であれば、「目標を◯◯までに達成するにはどうしたらいいか？」というテーマの設定を明確にするということです。（こういう場合、期限も付けた方がよいです）

一度思い切って、報告の時間をなくして問題解決策の議論だけに時間を使ってみてはいかがでしょうか。

もちろん、意見を引き出していくにはどう進めていけばよいかという話が次に来ますが、まずは、明確な課題設定からです。やってみましょう！