報告・連絡ばかりの会議、してませんか？

ズバリ、御社の会議、報告・連絡ばかりになっていませんか？

「○○の進捗状況」
「各課の先月の業績」

こういう議題で埋め尽くされた会議。

結構ありがちです。

それでいいのでしょうか？

最近も、自分が関わる団体で報告・連絡ばかりの会議がありました。

ので、「もっと自由に意見を言い合う時間を設けませんか」と提案して、賛同を得られました。
みんなその必要を感じていたのです。

そもそも、会議とは？

何のためにわざわざ集まるのでしょうか？

逆に言うと、どんな目的だったら、人が集まることに意味があるでしょうか？

確かに、お互いの状況を知らせることは必要でしょう。

しかし、「こうなってます」「こうなりました」や数字の情報共有だけなら、紙かオンラインツール等どこかに書いたものを見ればいいと思います。

人が集まって話し合う意味は、やはり、こうだと思います。

「問題点や願望を出し合い、いろんな視点から知恵を出し合うこと」

目の前の問題から始まってもよし。

こうなるといいという願望から始まってもよし。

とにかく、「より良くする」ための意見を出し合うことに意味があるはずです。

そうするためには、「安心感」と「熱意」が必要ですが、それを醸し出すには物理的に集まり、距離を近づけ顔を合わせて話すことが効果的です。

そうであってこそ、会議、ミーティングの意味が出てきます。

ですので、会議の時間の中に、必ず「討議」の時間を設定しておくことをオススメします。

呼び方は「意見交換」「フリートーク」でも何でもいいのですが、とにかく、目標を持って自由に議論する時間です。

それがなければ充実感のない、退屈で、義務感ばかりの会議になってしまい、会議の意味を参加者が感じなくなってしまいます。

会議を意味あるものにするには、報告・連絡は最小限にして、その後で必ず「討議」の時間を設けましょう。

お読みいただき、ありがとうございます。

今日も良い一日をお過ごし下さい。

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